广东外语外贸大学教学档案管理办法
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  • 2014-10-31

广东外语外贸大学教学档案管理办法

第一章总 则

第一条为了加强学校教学档案管理工作,充分发挥教学档案在学校各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《广东外语外贸大学档案管理办法》,结合学校实际,制订本办法。

第二条教学档案是指教学管理和教学活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

第三条教学档案管理工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。学校各教学管理单位应加强对教学档案工作的管理,切实把它纳入教学、科研、党政管理工作之中。

第二章管理体制

第四条教学档案实行四级管理,即教研室、院系(部)、教务处、综合档案室。各管理单位应确定一名负责人管理本单位的教学文件材料,并定期向上一级管理单位移交归档案卷目录或案卷。

第三章教学管理归档范围

第五条综合类

1.上级教育主管部门下达政策性、指导性的有关文件,包括教学改革、发展规划及教学管理等方面的计划、规定、重要通知。

2.学校转发的上级有关教育教学工作的告知性文件、布置具体工作的文件、要求填报的各种统计报表存根材料;学院教学工作的请示及上级批复。

3.学校各教学单位关于教学工作的请示、报告及学校的批复、意见。

4.学校有关人才培养模式和方案、教学改革、培养目标、培养规格、专业和课程建设等方面的规定、办法和有关文件资料。

5.学校制定的各类教学规章制度、教学工作的各种规划、计划、总结等。

6.学校召开的有关教学工作的各种重要会议的通知、会议纪要(记录)、简报等有关材料。

7.年度(或学期)教学工作计划、总结,教学教务部门职责。

8.招生与毕业生推荐就业等方面的政策、规定及有关文件资料。

9.教学经费申请报告、教学改革目的立项报告、实际经费预算及结算等有关资料。

10.有关教学工作数据的统计、分析资料。

11.与企业签订的合作协议书;校企合作活动的相关记录、材料、照片等,校企合作成果。

第六条教学管理类

1.上级有关专业设置、建设的文件材料,关于专业设置、调整的申报材料与上级批复;本校关于专业建设材料(包括重点专业、精品课程建设要求、文件、评估验收等材料)。

2.上级有关学籍管理方面的文件材料。

3.学籍管理材料(包括新生录取名册、在校生名册、成绩总册、学生学籍表、毕业生名册等)。

4.在校学生学籍变更材料(包括休学、退学、复学、转学(转专业)、开除等)。

5.毕业生名册、毕业证发放清单(存根)。

6.学生奖惩有关材料(包括奖学金发放、学生获奖、先进集体、违纪学生的处理材料)。

7.有关招生与毕业生推荐就业工作的文件、招生计划、招生简章、专业介绍、招生工作总结、录取审批表、毕业生推荐就业名册。

8.学校作息制度表、课程安排表、选课指南和手册、考试安排表。

9.教学任务书、教师教学教案、教师教学授课计划。

10.教学工作检查、教学日志、停调代补课审批表;各类教学情况调查及评价有关材料,优秀教学奖评奖办法、评奖结果与记录。

11.教学督导材料,每学期教学检查工作安排、学生座谈会和教师座谈会记录、学生评教活动材料,学生评学活动材料,导师工作材料,竞赛、评奖材料。

12.各类听课记录、教学竞赛、示范课或公开课的资料。

13.学生重修、补考、缓考(免修)相关材料。

14.各类教研活动会议通知、记录、纪要、总结等有关资料,各教研组教研活动记录。

15.各类技能竞赛组织、参赛、获奖等资料,学生职业技能鉴定职业资格证书相关资料。

16.有关教材建设、规划及实施措施,各专业分年级教材使用的目录、情况登记表等资料。

17.外聘教师登记表、考核表及相关材料。

18.毕业生质量调查有关材料(包括调查计划、调查总结表、使用单位对毕业生质量评审意见)。

19.教师工作量管理及考评的规定及执行情况记录。

第七条教学业务类

1.各专业教学计划、教学大纲、教学班实施性教学计划、教学任务书、教学校历等资料。

2.专业建设方案、专业设置的申报材料;重点专业、精品课程、重点课程、系列课程、一般课程建设的规划、实施过程、总结等有关材料。

3.教学计划调整材料;教学计划执行说明和总结。

4.有关实验室建设工作会议的纪要、论证材料,统计报表,立项申报表等。

5.各种考试试卷审批表、试卷样卷、参考答案、评分标准、试卷分析表、考试总结,各门课程的试题库或试卷库、学生考试试卷、专业主干课程考查试卷等资料。

6.参加上级主管部门要求的各种考试、竞赛等资料,

学生职业技能鉴定职业资格证书相关资料,各类技能考试题库等资料。

7.各专业课程实验(实训)教学大纲、实践教学大纲和考试大纲等资料。

8.教学实习、毕业实习、校内实训计划、总结、过程材料;有代表性的实习报告、优秀毕业实习指导老师、学生的有关材料。

9.社会调查、社会实践计划、总结、过程材料。

第八条教学科研类

1.上级主管机关以及学院下达的有关教学研究的文件。

2.各类教学改革项目立项申请报告、立项批准书、中期检查报告、结题报告、成果总结以及相关文件等资料。

3.教学改革、教学研究计划、总结,典型经验材料。

4.教师科研(教研)论文汇总表、论文复印件等资料。

5.获院级以上的各种教学成果名单及全套材料(包括教学大纲、教案、习题库、试卷、自编或主编教材、实习计划、实习大纲、实习讲义、实习指导书、教学总结、发表的学术论文)等。

第九条其他有保存价值的教学文件和资料

第四章档案的形成和归档

第十条教学档案工作实行“三纳入”、“四同步”,即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十一条实行由文件材料形成单位归档制度。各单位负责档案工作的有关人员应按《广东外语外贸大学档案综合管理工作规范》的要求,对形成的文件材料积累、整理,按时移交综合档案室。

第十二条教学综合管理文件在次年四月底前归档,学生学籍表等在该届学生毕业的次年寒假前归档;不需要移交综合档案室的教学档案由各部门按要求归档,妥善保管。

第五章档案管理

第十三条接收档案必须履行手续,须按移交清册目录认真清点,交接双方签名盖章。

第十四条对接收的档案,根据上级的有关规定进行分类编号、排列和管理。

第十五条对归档档案须编制各种检索工具,并将档案数据存贮到计算机中,实现与本单位现代化管理同步发展。

第十六条单位撤消、合并和人员调动时,必须办理档案移交手续,不得私自带走和销毁档案材料。

第十七条定期对库存保管期满的档案进行鉴定。和有关部门组成鉴定小组,对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,经分管领导批准后,方可存毁。

第十八条严格执行档案库房管理制度和做好档案统计工作。做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作和统计工作,确保库存档案的安全和利用。

第六章档案的利用

第十九条档案室应编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料,努力为利用者提供方便。主动做好提供利用和服务工作。

第二十条档案室的属于开放范围档案资料为本校的教职员工提供利用。因工作需要和有正当的理由,按规定办理有关手续,经批准可调阅属控制范围档案。外单位人员需借阅档案,应持介绍信和有效证件,经有关领导批准。

第二十一条凡利用者均应按规定办理借阅手续,在档案室查阅,确需借出档案,须经有关领导同意,借出档案要妥善保管按时归还,属控制范围档案需公布或携带出境,要按规定办理手续。

第二十二条本办法自发布之日起执行,由教务处负责解释。



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